Kalkulator kosztów obsługi zamówień w dystrybucji medycznej
Policz, ile kosztuje ręczna obsługa zamówień ze szpitali i przychodni: przyjęcie zamówienia, przepisanie do ERP, sprawdzenie z umową przetargową i protokoły odbioru. Przykład jest wypełniony typowym procesem - popraw liczby na swoje, a zobaczysz godziny pracy i koszt roczny.
Gdzie w dystrybucji medycznej ucieka czas
-
Zamówienia w wielu formatach
Szpitale i przychodnie wysyłają zamówienia e-mailem, faksem, w PDF albo przez telefon. Każde trzeba przepisać do ERP, a każda pomyłka w indeksie albo ilości wraca później jako korekta.
-
Zgodność z umową przetargową
Ceny, limity ilości i terminy z przetargu trzeba sprawdzić przy każdym zamówieniu. Przy ręcznej obsłudze robi to osoba z najwyższą stawką w procesie.
-
Protokoły odbioru i archiwum
Papierowe protokoły odbioru trzeba zeskanować, opisać i odnaleźć przy reklamacji albo kontroli. U większych dystrybutorów archiwum rośnie o dziesiątki tysięcy dokumentów rocznie.
Jak liczymy
- Koszt kroku: liczba dokumentów × minuty na dokument × stawka godzinowa.
- Poprawki: dokumenty wymagające poprawek × dodatkowe minuty × średnia stawka z Twoich kroków.
- Etat: 160 godzin pracy w miesiącu.
- Oszczędność: koszt procesu × Twoje założenie. Nie podajemy z góry, ile da się usunąć - to zależy od procesu i wychodzi dopiero z analizy.
Kalkulator nie uwzględnia papieru, druku, archiwizacji ani kosztów opóźnień, np. utraconych rabatów za szybką płatność. Realny koszt procesu jest zwykle wyższy.
Najczęstsze pytania
Jakie procesy w dystrybucji medycznej można policzyć?
Każdy powtarzalny proces z dokumentem: zamówienia ze szpitali i aptek, protokoły odbioru, potwierdzenia dostaw, korekty, reklamacje. Kroki w przykładzie możesz zmienić, dodać lub usunąć.
Skąd wziąć liczby do kalkulatora?
Liczbę zamówień miesięcznie znajdziesz w ERP. Czas kroków najłatwiej zmierzyć na kilku zamówieniach albo zapytać osoby z działu obsługi zamówień. Przybliżenie wystarczy, żeby zobaczyć rząd wielkości.
Ile zajmuje wdrożenie elektronicznego obiegu zamówień?
Przy projekcie dla HAMMERmed pierwszy formularz zamówienia z obiegiem był gotowy po około 2-3 miesiącach. Dokładny czas zależy od liczby formularzy i integracji z ERP - podajemy go po analizie procesu.
Czy wpisane dane gdzieś trafiają?
Nie. Kalkulator liczy w Twojej przeglądarce i niczego nie zapisuje na serwerze. Dane trafiają do nas tylko wtedy, gdy sam wyślesz formularz kontaktowy.
Porozmawiajmy o Twoim projekcie
Opisz w kilku zdaniach, co chcesz zbudować albo usprawnić: aplikację, platformę, integrację czy proces. Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego. Pierwsza rozmowa to analiza, nie sprzedaż.