Elektroniczny obieg dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów to system, w którym faktura, zamówienie lub wniosek przechodzi przez kolejne osoby i akceptacje bez wydruku i bez załączników w mailach. 2Simple buduje takie obiegi na zamówienie, z integracją z ERP, wersjonowaniem i archiwum, które zastępuje segregatory.
Dla kogo
- Faktury kosztowe czekają na podpis na biurku, a termin płatności mija.
- Zamówienia od klientów przychodzą mailem jako PDF i ktoś przepisuje je do systemu.
- Kontrola lub audyt pyta "kto to zatwierdził i kiedy", a odpowiedź wymaga szukania w teczkach.
Co dostajesz
- Rejestracja dokumentu z maila, skanera lub formularza
- Ścieżki akceptacji zależne od kwoty, działu i typu dokumentu
- Edycja i adnotacje w PDF bezpośrednio w przeglądarce
- Automatyczne przypomnienia o terminach
- Eksport zatwierdzonych danych do ERP
- Archiwum z wyszukiwaniem i historią wersji
Jak to robimy
-
Mapujemy obieg na tablicy: skąd dokument wchodzi, kto go dotyka, gdzie utyka.
-
Budujemy obieg jednego typu dokumentu i uruchamiamy go u pilotażowego działu.
-
Rozszerzamy na kolejne typy dokumentów i działy.
- do 80%
- krótsza obsługa procesu
- 2-3 mies.
- wdrożenie jednego obiegu w HAMMERmed
- 100%
- zamówień elektronicznie w HAMMERmed
System, który usunął papier z całej dystrybucji
HAMMERmed Medical, dystrybutor sprzętu medycznego
Problem
Zamówienia, dokumenty przewozowe i faktury krążyły jako wydruki między magazynem, biurem i kierowcami. Nikt nie wiedział, na jakim etapie jest dokument, dopóki nie zadzwonił.
Rozwiązanie
PDF Tool, aplikacja do obiegu zamówień zintegrowana z ERP, w której dokument jest edytowany, akceptowany i archiwizowany bez pobierania na dysk.
- 100%
- zamówień obsługiwanych elektronicznie
- 0
- wydruków w obiegu zamówień
- Pełna historia zmian
- Zlikwidowane archiwum papierowe
Pytania i odpowiedzi
Czym różni się dedykowany obieg od gotowego systemu DMS?
Gotowy DMS wymusza swoje kroki i pola. Dedykowany obieg odzwierciedla Wasz proces, integruje się z Waszym ERP i nie ma opłaty za użytkownika. Opłaca się, gdy proces jest specyficzny albo skala jest duża.
Czy obieg elektroniczny jest zgodny z przepisami o fakturach?
Tak, faktury mogą być przechowywane elektronicznie, jeśli zapewniona jest autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. System zapisuje historię zmian i kontroluje dostęp, co te wymagania spełnia. W sprawach podatkowych potwierdź to ze swoim doradcą.
Czy obieg działa na telefonie i tablecie?
Tak. Dokumenty i akceptacje są dostępne w przeglądarce na komputerze, tablecie i telefonie, bez przekazywania papieru między działami. Każdy widzi aktualny stan tam, gdzie akurat pracuje.
Porozmawiajmy o Twoim projekcie
Opisz w kilku zdaniach, co chcesz zbudować albo usprawnić: aplikację, platformę, integrację czy proces. Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego. Pierwsza rozmowa to analiza, nie sprzedaż.