W skrócie
- Opisz problem i cel, a nie gotowe rozwiązanie - wykonawca ma zaproponować, jak go rozwiązać.
- Podaj użytkowników, zakres funkcji (z podziałem na niezbędne i opcjonalne), platformy i integracje.
- Wpisz ograniczenia: termin, budżet (choćby przedział) i wymagania, np. RODO.
- Poproś o ofertę w określonym układzie - wtedy odpowiedzi da się porównać.
- Zapytanie na 2-4 strony wystarczy. Szczegóły i tak wyjdą w rozmowie.
Po co zapytanie ofertowe, skoro i tak będzie rozmowa
Zapytanie w stylu „potrzebujemy aplikacji do zamówień, ile to kosztuje?” daje oferty, których nie da się porównać: każda firma zgaduje inny zakres, więc ceny różnią się kilkukrotnie i nie wiadomo dlaczego.
Krótki dokument z celem, użytkownikami i zakresem rozwiązuje ten problem. Wykonawcy wyceniają to samo, zadają konkretne pytania, a pierwsza rozmowa trwa krócej i daje więcej.
Co musi się znaleźć w zapytaniu
- Kontekst firmy: czym się zajmujecie, ilu macie pracowników, jakich systemów używacie (ERP, CRM, poczta).
- Cel i problem: co dziś nie działa, ile to kosztuje (czas, błędy, opóźnienia) i po czym poznacie, że projekt się udał.
- Użytkownicy i role: kto będzie korzystać z systemu (pracownicy, klienci, kontrahenci), ilu ich jest i co każda rola może robić.
- Zakres funkcji: lista z podziałem na niezbędne w pierwszej wersji i takie, które mogą poczekać.
- Platformy: przeglądarka, telefon (iOS, Android), komputer, tablet w terenie. Czy aplikacja ma działać bez internetu.
- Integracje: z jakimi systemami aplikacja wymienia dane, w którą stronę i jak często, czy te systemy mają API.
- Dane i migracja: jakie dane trzeba przenieść z obecnych narzędzi i ile ich jest.
- Ograniczenia: termin (i co go wyznacza), budżet albo jego przedział, wymagania prawne i bezpieczeństwa.
- Oczekiwania wobec oferty: układ odpowiedzi, model rozliczenia, harmonogram, gwarancja, przekazanie kodu i praw autorskich.
Jeśli czegoś nie wiesz, napisz to wprost. „Nie wiemy, czy Comarch ERP ma potrzebne API” to lepsza informacja niż zgadywanie - dobry wykonawca pomoże to sprawdzić.
Opisz problem, a nie gotowe rozwiązanie
Najczęstszy błąd to zapytanie, które od razu narzuca rozwiązanie: „aplikacja na Androida z formularzem w 12 polach”. Wtedy dostajesz dokładnie to, o co prosisz - nawet jeśli prostsze rozwiązanie zrobiłoby więcej za mniej.
Lepiej opisać sytuację: „kierowcy wypełniają papierowe protokoły odbioru, biuro przepisuje je do ERP z dwudniowym opóźnieniem, a 10% wymaga wyjaśnień”. Z takiego opisu wykonawca może zaproponować kilka wariantów i powiedzieć, który ma największy sens.
Czego nie wpisywać do zapytania
- Haseł, kluczy dostępu i danych logowania do systemów.
- Danych osobowych klientów i pracowników - do opisu procesu wystarczą przykłady bez nazwisk.
- Informacji, które są tajemnicą firmy. Jeśli bez nich nie da się opisać projektu, najpierw podpiszcie umowę o poufności.
Jak porównać oferty
Najniższa cena rzadko oznacza najtańszy projekt. Przy porównaniu zwróć uwagę na:
- Czy wykonawca zrozumiał problem - i czy zadał pytania. Brak pytań przy niepełnym zapytaniu to zły znak.
- Zakres: co jest w cenie, a co wyceniono osobno albo pominięto (testy, wdrożenie, szkolenie, migracja danych).
- Model rozliczenia: stała cena za ustalony zakres albo rozliczenie za przepracowane godziny z ramową wyceną.
- Etapy i harmonogram: kiedy zobaczysz pierwsze działające elementy, a nie tylko termin końcowy.
- Kto będzie pracował nad projektem i czy w zespole są testy (QA).
- Kod źródłowy i prawa autorskie: czy przechodzą na Ciebie i kiedy.
- Gwarancja, czas reakcji na błędy i utrzymanie po starcie.
Najczęstsze błędy
- Zakres opisany jednym zdaniem albo, przeciwnie, 40 stron specyfikacji, której nikt nie przeczyta.
- Brak informacji o integracjach - to one najczęściej zmieniają wycenę.
- Ukrywanie budżetu. Przedział pozwala wykonawcy zaproponować zakres, który się w nim zmieści.
- Wysłanie zapytania do kilkunastu firm. Lepiej 3-5 dobrze dobranych i czas na rozmowę z każdą.