W skrócie
- Zapis dokumentów do ERP najlepiej robić przez oficjalne interfejsy Comarch - wtedy działa logika systemu (numeracja, magazyn, rozrachunki).
- Wymiana plików (XML, CSV) jest prosta i dobra do okresowej wymiany, ale daje opóźnienia i wymaga obsługi błędów.
- Bezpośredni odczyt z bazy bywa w porządku do raportów; bezpośredni zapis jest ryzykowny i może się zepsuć po aktualizacji.
- Przed startem sprawdź wersję systemu, posiadane licencje i dostęp do środowiska testowego.
- Dobra integracja ma kolejkę, log błędów i plan na sytuację, gdy ERP nie odpowiada.
Kiedy potrzebna jest integracja
Integracja jest potrzebna wszędzie tam, gdzie dziś ktoś przepisuje dane między systemami: zamówienia ze sklepu, dokumenty z aplikacji mobilnej, faktury po akceptacji w obiegu dokumentów, stany magazynowe dla klientów. Każde przepisanie to koszt pracy i miejsce na błąd.
Trzy sposoby integracji
Comarch rozwija kilka systemów ERP - najczęściej spotykane w firmach to Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL i Comarch ERP Altum. Niezależnie od wersji, integracja sprowadza się do jednej z trzech dróg:
| Sposób | Kiedy się sprawdza | Zalety | Ryzyka |
|---|---|---|---|
| Oficjalne interfejsy Comarch (API) | Zapis dokumentów i kartotek, integracje w czasie zbliżonym do rzeczywistego | Działa logika ERP: numeracja, magazyn, rozrachunki; wspierane przez producenta | Wymaga odpowiednich licencji; zależy od wersji systemu |
| Wymiana plików (XML, CSV, EDI) | Okresowa wymiana z partnerem, import cenników, eksport danych | Prosta, niezależna od technologii drugiej strony | Opóźnienia; trzeba obsłużyć błędne i powtórzone pliki |
| Bezpośrednio baza danych | Odczyt do raportów i analiz | Szybki dostęp do danych bez dodatkowych licencji | Zapis omija logikę ERP; struktura bazy może się zmienić po aktualizacji |
Nazwy i zakres oficjalnych interfejsów różnią się między systemami (dla Optimy to m.in. Sfera, dla XL - XL API), a ich dostępność zależy od posiadanych licencji. Potwierdź to u swojego partnera Comarch przed wyceną integracji.
Jak wybrać sposób integracji
- Aplikacja tworzy w ERP dokumenty (zamówienia, faktury, przyjęcia magazynowe) - oficjalne API.
- Partner raz dziennie przysyła plik z zamówieniami albo potrzebujesz eksportu cennika - wymiana plików.
- Chcesz raportu albo panelu z danymi z ERP - odczyt z bazy (najlepiej z przygotowanych widoków) albo API.
- Nie wiesz, co masz w licencji - zacznij od sprawdzenia, zanim zamówisz wycenę.
Na co uważać
- Wersja i aktualizacje: integracja musi przetrwać aktualizację ERP. Oficjalne interfejsy są na to przygotowane, bezpośrednie zapisy do bazy - nie.
- Środowisko testowe: integrację testuje się na kopii bazy, nie na produkcji.
- Mapowanie kartotek: kontrahenci, towary, jednostki miary, stawki VAT i magazyny muszą się zgadzać po obu stronach.
- Brak odpowiedzi ERP: dane powinny czekać w kolejce i trafić do ERP po przywróceniu połączenia, a ktoś powinien dostać informację o błędzie.
- Duplikaty: ponowne wysłanie tego samego dokumentu nie może tworzyć drugiej kopii.
- Uprawnienia: integracja działa na osobnym koncie operatora z uprawnieniami tylko do tego, czego potrzebuje.
Jak podchodzimy do integracji w 2Simple
Zaczynamy od przeglądu: wersja systemu, licencje, dostępne interfejsy i proces, który ma objąć integracja. Integrację budujemy i testujemy na kopii bazy, z kolejką, logiem błędów i ponawianiem prób, a po wdrożeniu monitorujemy jej działanie.