Blog
Przewodnik po modelach rozliczeń

Ile kosztuje stworzenie dedykowanego oprogramowania? Przewodnik po modelach rozliczeń

Koszty stworzenia dedykowanego oprogramowania to jedna z pierwszych kwestii, którą firmy biorą pod uwagę podczas planowania digitalizacji i automatyzacji procesów. Pytanie „Ile to będzie kosztować?” nie ma jednak jednej, prostej odpowiedzi. Wpływ na finalny koszt ma wiele czynników: od zakresu funkcjonalności, przez wybraną technologię, aż po sposób rozliczeń z software house'em.

W tym artykule przyglądamy się najpopularniejszym modelom rozliczeń - Fixed Price oraz Time & Materials - i pokazujemy, jak wpływają one na budżet projektu. Dowiesz się także, co warto wziąć pod uwagę podczas wyceny oraz jakie pytania zadać firmie programistycznej, aby uniknąć niespodziewanych wydatków.

Modele rozliczeń w projektach IT

Fixed Price - pewność kosztów, ale mniejsza elastyczność

Model Fixed Price oznacza ustaloną z góry kwotę za cały projekt. Software house przygotowuje wycenę na podstawie analizy wymagań i zakresu prac, a następnie realizuje projekt zgodnie z założeniami. Dla klienta to rozwiązanie ma kluczową zaletę: pewność stałego kosztu. Dzięki temu łatwiej zaplanować budżet, zwłaszcza gdy projekt ma wyraźnie zdefiniowane cele i nie wymaga częstych zmian.

Niestety, stała cena wiąże się z mniejszą elastycznością. Jeśli w trakcie prac pojawią się nowe pomysły albo trzeba będzie dostosować funkcjonalności do zmieniającego się rynku, każda modyfikacja może wymagać dodatkowej wyceny i formalnej zmiany umowy. W efekcie czas realizacji może się wydłużyć, a sam projekt - stracić na płynności. Warto też pamiętać, że w cenie Fixed Price software house często uwzględnia margines bezpieczeństwa na nieprzewidziane trudności. Ostatecznie więc możesz zapłacić za więcej godzin pracy, niż faktycznie zostanie wykorzystanych.

Naklejka w kształcie chmurki z napisem "Fixed price"

Time & Materials - elastyczność, ale trudniejsza kontrola kosztów

Model Time & Materials daje klientowi znacznie większą swobodę wprowadzania zmian. Płacisz tu wyłącznie za rzeczywisty czas pracy specjalistów, co pozwala modyfikować zakres projektu w trakcie jego realizacji. To podejście idealnie sprawdza się w sytuacjach, gdy nie masz jeszcze pełnej specyfikacji albo chcesz rozwijać produkt iteracyjnie (czyli dzieląc je na małe etapy, z których każdy przynosi wartość), reagując na bieżące potrzeby rynku czy użytkowników. Jest to podejście najczęściej stosowane w projektach zarządzanych zwinnie - więcej o tym przeczytasz w tym wpisie.

Z drugiej strony, trudniej oszacować finalny koszt - im więcej zmian, tym większe koszty. Dlatego często stosowaną praktyką jest Time & Materials with Cap, czyli ustalenie górnej granicy wydatków. Dzięki temu zyskujesz elastyczność przy jednoczesnym zabezpieczeniu się przed niekontrolowanym rozrostem kosztów.

Jak wygląda proces wyceny dedykowanego oprogramowania?

Wycena projektu IT nie polega wyłącznie na zsumowaniu stawki godzinowej za konkretną liczbę dni czy miesięcy pracy. By zrozumieć, dlaczego poszczególne oferty tak się od siebie różnią, warto przyjrzeć się czynnikom, które na nią wpływają.

Kluczowe czynniki wpływające na koszt

1. Zakres funkcjonalności

Im bardziej rozbudowane funkcje, tym dłuższy czas potrzebny na ich zaprojektowanie, zakodowanie i przetestowanie. Więcej funkcji to zwykle również większy zespół projektowy.

2. Integracje z innymi systemami

Połączenie z zewnętrznymi narzędziami (np. ERP, CRM, WMS) często wymaga dodatkowych prac oraz specjalistycznej wiedzy, co zwiększa finalną cenę projektu.

3. Wykorzystana technologia

Niektóre języki programowania, frameworki czy biblioteki mogą być bardziej kosztowne w utrzymaniu albo wymagać deweloperów z węższą, a tym samym droższą, specjalizacją.

4. Skład i doświadczenie zespołu

Programiści, testerzy, UX/UI designerzy i project managerowie - każdy z tych specjalistów posiada inny zakres kompetencji i stawki. Więcej zaangażowanych osób to wyższe koszty, ale też szansa na szybszą realizację oraz wyższą jakość końcowego produktu.

5. Lokalizacja software house'u

Koszty usług w Europie Zachodniej czy USA potrafią być znacznie wyższe niż w Europie Środkowo-Wschodniej, w tym w Polsce. Dlatego często firmy z zagranicy decydują się na outsourcing w Polsce, uzyskując dobrą jakość w bardziej konkurencyjnej cenie.

Przykładowe widełki cenowe

  • Prosta aplikacja webowa: od 30 000 do 100 000 PLN
  • Zaawansowane rozwiązania dedykowane: 100 000 - 500 000 PLN (lub więcej)

Oczywiście te kwoty są orientacyjne - finalna cena zawsze będzie zależała od konkretnego zapotrzebowania, poziomu skomplikowania, a także modelu rozliczeń.

Obrazek z kształtem żarówki wypełniony różnymi biznesowymi terminami takimi jak "project", "future".

Jakie pytania warto zadać software house'owi przed podpisaniem umowy?

1. Jakie modele rozliczeń oferujecie?

Dowiedz się, czy software house pracuje w trybie Fixed Price, Time & Materials, czy też proponuje rozwiązanie łączone. Pozwoli Ci to lepiej dopasować sposób współpracy do własnego stylu i potrzeb.

2. Czy można otrzymać wstępną estymację kosztów?

Zapytaj o szacowany budżet oraz harmonogram. Dzięki temu unikniesz rozbieżności w oczekiwaniach finansowych. Pamiętaj jednak, że w przypadku projektów zarządzanych w sposób zwinny (Agile) uzyskanie pełnego harmonogramu prac jest niemożliwe. Wynika to z dużej elastyczności i z tego, że zakres prac ulega zmianom w trakcie realizacji. Więcej o zarządzaniu projektami Agile przeczytasz w naszym e-booku.

3. Jak rozliczane są zmiany w trakcie projektu?

Ustalenie jasnych zasad na samym początku pozwoli uniknąć nieporozumień i nieprzyjemnych kosztowych niespodzianek w przyszłości. Zwykle rozliczanie zmian w projekcie jest związane ze sposobem zarządzania projektami IT.

4. Jak wygląda proces kontroli i raportowania postępów?

Sprawdź, w jaki sposób software house informuje o stanie prac i ewentualnych przeszkodach. Dobry przepływ informacji to gwarancja sprawnej współpracy.

5. Czy są jakieś koszty dodatkowe, np. licencje czy utrzymanie systemu?

Warto mieć jasność w kwestii wszystkich potencjalnych opłat, żeby rzetelnie zaplanować całkowity budżet.

Zespół managerów patrzy w monitor komputerowy i analizuje postępy prac w projekcie.

Podsumowanie: Który model rozliczeń wybrać?

Wybór między Fixed Price a Time & Materials zależy przede wszystkim od charakteru projektu i Twoich oczekiwań:

Fixed Price to pewność kosztów, ale ograniczona elastyczność. Sprawdzi się przy małych, dobrze zdefiniowanych projektach.

  • Fixed Price to pewność kosztów, ale ograniczona elastyczność. Sprawdzi się przy małych, dobrze zdefiniowanych projektach.
  • Time & Materials daję dużą swobodę w zakresie zmian i iteracyjnego rozwoju produktu, ale wymaga ściślejszej kontroli budżetu.
  • Time & Material with Cap łączy w sobie elastyczność rozliczania według czasu pracy z zabezpieczeniem finansowym i określeniem maksymalnego budżetu projektu.

Jeśli nadal zastanawiasz się, który model rozliczeniowy będzie najlepszy dla Twojego projektu, skontaktuj się z ekspertami z 2Simple i umów na bezpłatną konsultację. Nasi eksperci pomogą Ci wybrać rozwiązanie idealnie dopasowane do Twoich potrzeb - zarówno pod względem kosztów, jak i możliwości rozwoju oprogramowania.

Jeśli interesują Cię porady dotyczące współpracy z software housem, obserwuj nas na LinkedIn.

Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się, jak możemy pomóc Twojej firmie w transformacji cyfrowej!

Skontaktuj się z nami!

Nasz zespół czeka z niecierpliwością, aby Ci pomóc!
Business Development Manager w firmie IT: ekspert w budowaniu relacji biznesowych i tworzeniu innowacyjnych strategii sprzedaży rozwiązań software'owych

BUSINESS DEVELOPMENT MANAGER

Karolina Marzyńska

Dziękujemy! Otrzymaliśmy Twoją wiadomość. Skontaktujemy się z Tobą w przeciągu 24h w dzień roboczy.
Przepraszamy, wystąpił problem podczas wysyłania wiadomości. Spróbuj ponownie później.