Koszty stworzenia dedykowanego oprogramowania to jedna z pierwszych kwestii, którą firmy biorą pod uwagę podczas planowania digitalizacji i automatyzacji procesów. Pytanie „Ile to będzie kosztować?” nie ma jednak jednej, prostej odpowiedzi. Wpływ na finalny koszt ma wiele czynników: od zakresu funkcjonalności, przez wybraną technologię, aż po sposób rozliczeń z software house'em.
W tym artykule przyglądamy się najpopularniejszym modelom rozliczeń - Fixed Price oraz Time & Materials - i pokazujemy, jak wpływają one na budżet projektu. Dowiesz się także, co warto wziąć pod uwagę podczas wyceny oraz jakie pytania zadać firmie programistycznej, aby uniknąć niespodziewanych wydatków.
Model Fixed Price oznacza ustaloną z góry kwotę za cały projekt. Software house przygotowuje wycenę na podstawie analizy wymagań i zakresu prac, a następnie realizuje projekt zgodnie z założeniami. Dla klienta to rozwiązanie ma kluczową zaletę: pewność stałego kosztu. Dzięki temu łatwiej zaplanować budżet, zwłaszcza gdy projekt ma wyraźnie zdefiniowane cele i nie wymaga częstych zmian.
Niestety, stała cena wiąże się z mniejszą elastycznością. Jeśli w trakcie prac pojawią się nowe pomysły albo trzeba będzie dostosować funkcjonalności do zmieniającego się rynku, każda modyfikacja może wymagać dodatkowej wyceny i formalnej zmiany umowy. W efekcie czas realizacji może się wydłużyć, a sam projekt - stracić na płynności. Warto też pamiętać, że w cenie Fixed Price software house często uwzględnia margines bezpieczeństwa na nieprzewidziane trudności. Ostatecznie więc możesz zapłacić za więcej godzin pracy, niż faktycznie zostanie wykorzystanych.
Model Time & Materials daje klientowi znacznie większą swobodę wprowadzania zmian. Płacisz tu wyłącznie za rzeczywisty czas pracy specjalistów, co pozwala modyfikować zakres projektu w trakcie jego realizacji. To podejście idealnie sprawdza się w sytuacjach, gdy nie masz jeszcze pełnej specyfikacji albo chcesz rozwijać produkt iteracyjnie (czyli dzieląc je na małe etapy, z których każdy przynosi wartość), reagując na bieżące potrzeby rynku czy użytkowników. Jest to podejście najczęściej stosowane w projektach zarządzanych zwinnie - więcej o tym przeczytasz w tym wpisie.
Z drugiej strony, trudniej oszacować finalny koszt - im więcej zmian, tym większe koszty. Dlatego często stosowaną praktyką jest Time & Materials with Cap, czyli ustalenie górnej granicy wydatków. Dzięki temu zyskujesz elastyczność przy jednoczesnym zabezpieczeniu się przed niekontrolowanym rozrostem kosztów.
Wycena projektu IT nie polega wyłącznie na zsumowaniu stawki godzinowej za konkretną liczbę dni czy miesięcy pracy. By zrozumieć, dlaczego poszczególne oferty tak się od siebie różnią, warto przyjrzeć się czynnikom, które na nią wpływają.
Im bardziej rozbudowane funkcje, tym dłuższy czas potrzebny na ich zaprojektowanie, zakodowanie i przetestowanie. Więcej funkcji to zwykle również większy zespół projektowy.
Połączenie z zewnętrznymi narzędziami (np. ERP, CRM, WMS) często wymaga dodatkowych prac oraz specjalistycznej wiedzy, co zwiększa finalną cenę projektu.
Niektóre języki programowania, frameworki czy biblioteki mogą być bardziej kosztowne w utrzymaniu albo wymagać deweloperów z węższą, a tym samym droższą, specjalizacją.
Programiści, testerzy, UX/UI designerzy i project managerowie - każdy z tych specjalistów posiada inny zakres kompetencji i stawki. Więcej zaangażowanych osób to wyższe koszty, ale też szansa na szybszą realizację oraz wyższą jakość końcowego produktu.
Koszty usług w Europie Zachodniej czy USA potrafią być znacznie wyższe niż w Europie Środkowo-Wschodniej, w tym w Polsce. Dlatego często firmy z zagranicy decydują się na outsourcing w Polsce, uzyskując dobrą jakość w bardziej konkurencyjnej cenie.
Oczywiście te kwoty są orientacyjne - finalna cena zawsze będzie zależała od konkretnego zapotrzebowania, poziomu skomplikowania, a także modelu rozliczeń.
Dowiedz się, czy software house pracuje w trybie Fixed Price, Time & Materials, czy też proponuje rozwiązanie łączone. Pozwoli Ci to lepiej dopasować sposób współpracy do własnego stylu i potrzeb.
Zapytaj o szacowany budżet oraz harmonogram. Dzięki temu unikniesz rozbieżności w oczekiwaniach finansowych. Pamiętaj jednak, że w przypadku projektów zarządzanych w sposób zwinny (Agile) uzyskanie pełnego harmonogramu prac jest niemożliwe. Wynika to z dużej elastyczności i z tego, że zakres prac ulega zmianom w trakcie realizacji. Więcej o zarządzaniu projektami Agile przeczytasz w naszym e-booku.
Ustalenie jasnych zasad na samym początku pozwoli uniknąć nieporozumień i nieprzyjemnych kosztowych niespodzianek w przyszłości. Zwykle rozliczanie zmian w projekcie jest związane ze sposobem zarządzania projektami IT.
Sprawdź, w jaki sposób software house informuje o stanie prac i ewentualnych przeszkodach. Dobry przepływ informacji to gwarancja sprawnej współpracy.
Warto mieć jasność w kwestii wszystkich potencjalnych opłat, żeby rzetelnie zaplanować całkowity budżet.
Wybór między Fixed Price a Time & Materials zależy przede wszystkim od charakteru projektu i Twoich oczekiwań:
Fixed Price to pewność kosztów, ale ograniczona elastyczność. Sprawdzi się przy małych, dobrze zdefiniowanych projektach.
Jeśli nadal zastanawiasz się, który model rozliczeniowy będzie najlepszy dla Twojego projektu, skontaktuj się z ekspertami z 2Simple i umów na bezpłatną konsultację. Nasi eksperci pomogą Ci wybrać rozwiązanie idealnie dopasowane do Twoich potrzeb - zarówno pod względem kosztów, jak i możliwości rozwoju oprogramowania.
Jeśli interesują Cię porady dotyczące współpracy z software housem, obserwuj nas na LinkedIn.
